¡El Futuro está aquí! Y cada día la vida se adapta más a las facilidades que nos ofrece aquella tecnología que antes solo veíamos en las películas.
Aunque aún existen muchas empresas que siguen resistiéndose a la virtualidad, hoy en día no existe nada más práctico que tener una reunión por videoconferencia ya que gracias a la tecnología los empresarios, estudiantes, doctores y prácticamente todo el mundo puede realizar sus reuniones de manera on line ya sea a través de Zoom, Google Meet o Microsoft Teams.
Sin embargo, en muchas ocasiones este tipo de reuniones pueden ser contraproducentes ya que no se saben ejecutar de manera adecuada. Por lo general, el mayor error suele ser convocarlas a la ligera, es decir, sin saber si realmente son necesarias o si el tema en cuestión puede resolverse de otra forma. «Las reuniones cuestan; convocarlas es gratis, pero tenerlas podría resultar carísimo», dice el experto Berto Pena.
No te agobies sino sabes cómo convocar reuniones productivas, aquí te damos los 5 tips que debes tener en cuenta para mejorarlas.
1. Busca alternativas a esa reunión que consideras inevitable. Baraja la posibilidad de que el tema pueda solucionarse o tratarse por correo o por teléfono. O quién sabe, quizás sí que es necesario hacerla de forma presencial, pero con menos gente.
2. Céntrate en la agenda y en los objetivos, es decir, ten muy claro los puntos más importantes del día y qué es lo que deseas conseguir con esta reunión.
3. Prepárate antes de acudir a la reunión. Todos los asistentes deben tener muy claro los temas a tratar, por lo que deberían hacer el ejercicio de anotar ideas relacionadas, las dudas e incluso mirar los emails en caso de que se haya enviado algún tipo de información por esa vía.
4. Controla el tiempo, calcula las intervenciones y ten en cuenta a qué hora empezó la reunión para así poder cumplir el horario impuesto y no hacer perder el tiempo al resto del equipo.
5. Finalmente, para concretar las acciones que se llevaran a cabo, tienes que poder responder a 3 preguntas clave: qué es lo que hay que hacer, quién lo va a hacer y cuándo.
Con estos tips conseguirás mejorar la calidad de tus videoconferencias y reuniones de trabajo con lo que tus colaboradores y compañeros estarán muy agradecidos.
